Cara Menentukan Pemangku Kepentingan Paling Berpengaruh dalam Pengurusan Projek

Pemangku kepentingan projek yang paling berpengaruh mempunyai keinginan dan kemampuan untuk mempengaruhi bukan hanya langkah-langkah yang terlibat dalam pengurusan projek tetapi juga hasil akhir. Walaupun ada yang mungkin sekutu penting, yang lain mungkin ragu-ragu atau berniat mengganggu projek. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk mengenal pasti pemangku kepentingan projek yang paling berpengaruh dengan tepat dengan melakukan analisis pihak berkepentingan secara menyeluruh sebelum sesuatu projek dimulakan.

Objektif Analisis Pihak Berkepentingan

Analisis pihak berkepentingan bertujuan untuk mengenal pasti pihak berkepentingan yang harus diandalkan oleh projek, dan juga mereka yang memiliki kekuatan untuk mengganggu atau mengubah objektif projek. Oleh kerana bukan pihak berkepentingan yang paling berpengaruh mempunyai persamaan yang sama dalam setiap aspek projek, analisis juga bertujuan untuk memprioritaskan mereka yang dikenal pasti berpengaruh mengikut kategori dan tahap pengaruh mereka. Oleh itu, langkah pertama dalam proses ini adalah untuk pasukan pengurusan projek menyusun senarai orang yang akan dipengaruhi oleh projek tersebut, serta orang yang mempunyai pengaruh, kuasa atau minat terhadap hasil projek yang berjaya atau tidak berjaya. Semasa percambahan fikiran, ingatlah bahawa senarai tersebut boleh merangkumi orang dari dalam dan luar perniagaan.

Keutamaan Mengikut Minat dan Pengaruh

Langkah seterusnya melibatkan pengkategorian pihak berkepentingan projek mengikut minat mereka terhadap projek tersebut dan kemampuan untuk memberi pengaruh positif atau negatif. Ini membolehkan anda menyempitkan senarai pemangku kepentingan yang lama. Salah satu pendekatan adalah membuat matriks dua demi dua dengan lajur yang mengklasifikasikan pihak berkepentingan mengikut sama ada minat mereka terhadap projek itu rendah atau tinggi dan baris yang mengklasifikasikan pengaruh pihak berkepentingan sebagai rendah atau tinggi. Analisis dan letakkan setiap pemangku kepentingan di kuadran yang sesuai. Sebagai contoh, pemilik perniagaan mempunyai minat dan pengaruh yang tinggi, sementara penyelia jabatan mungkin mempunyai minat yang tinggi - terutama jika projek itu memerlukan sumber jabatan - tetapi mungkin mempunyai tahap pengaruh yang lebih rendah. Nama muncul dengan minat tinggi,kuadran grid yang berpengaruh tinggi adalah yang paling berpengaruh - mereka yang mesti anda terlibat sepenuhnya sepanjang projek dan berusaha sedaya upaya untuk memuaskan,

Menganalisis Kepentingan Pemangku Kepentingan

Mendapatkan jumlah pembelian dari pihak berkepentingan yang berpengaruh adalah mustahak untuk memajukan matlamat projek. Namun, sebelum perkara ini dapat berlaku, anda perlu memahami sepenuhnya kepentingan kepentingan pemegang kepentingan utama dalam hasil projek tersebut. Perbualan langsung dengan setiap pemangku kepentingan utama selalunya merupakan kaedah terbaik untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan dengan minat, persepsi dan pandangan. Ini juga membolehkan anda mula membina hubungan positif dengan mereka, yang sangat penting dengan pihak berkepentingan yang mempunyai pandangan negatif. Setelah perbualan ini, pisahkan pihak berkepentingan yang paling berpengaruh mengikut sokongan mana dan yang mungkin menentang projek tersebut.

Buat Pelan Tindakan

Nilai melakukan analisis pihak berkepentingan terletak pada peluang yang diberikannya untuk menguruskan harapan pihak berkepentingan melalui komunikasi dan rancangan tindakan. Ketelusan adalah penting untuk memuaskan pihak berkepentingan yang berpengaruh dan meminimumkan gangguan atau konflik yang boleh ditimbulkan oleh pihak berkepentingan yang berpengaruh. Penyokong projek mungkin memerlukan kemas kini berkala yang membuat mereka mengetahui bagaimana projek itu berjalan. Sebaliknya, lawan mungkin memerlukan lebih banyak keyakinan dan keyakinan semasa peringkat awal projek dan perlu dipantau secara rapi untuk tindakan dan reaksi ketika projek berlangsung.