Perkara Yang Harus Dilakukan Di Tempat Kerja Semasa Sistem Tidak Berfungsi

Pengurus perniagaan kecil tahu bahawa masa adalah wang. Apabila syarikat anda bergantung pada teknologi untuk sebahagian besar keperluan perniagaannya, kegagalan sistem yang tidak dijangka dapat menimbulkan masalah. Tetapi hanya kerana sistem yang membuat sesuatu berjalan lancar di pejabat anda tidak bermakna produktiviti syarikat anda juga harus turun. Pengurus perniagaan kecil harus menggunakan masa untuk menyelesaikan tugas-tugas yang telah anda hindari, atau membuat penyesuaian jadual saat-saat terakhir untuk menyelesaikan keperluan wajib sementara kakitangan anda mempunyai waktu rehat.

Pertubuhan

Orang Amerika membuang hampir seminggu kerja penuh setiap tahun untuk mencari barang pejabat yang hilang atau salah tempat. Walaupun banyak di antara kita menunda-nunda untuk mengaturnya, namun mengejutkan apabila mengetahui bahawa perniagaan AS kehilangan lebih dari $ 89 bilion dolar setiap tahun kerana tidak teratur, menurut satu kajian tahun 2010 dari Brother International Corporation. Sekiranya pekerja anda tidak dapat menyelesaikan kerja meja biasa kerana sistemnya tidak berfungsi, suruh mereka menggunakan waktu untuk mengatur ruang pejabat dan membuat rancangan pengurusan rekod. Pengurusan rekod adalah bahagian penting dalam organisasi - ia akan mengurangkan kos penyimpanan dan penyimpanan fail syarikat anda dengan menghilangkan kertas kerja yang tidak perlu, ini akan membolehkan kakitangan mencari maklumat dengan lebih cepat dan memastikan perniagaan anda memenuhi kewajipan penyimpanan rekod.

Prosedur

Gunakan masa semasa sistem tidak berfungsi untuk mengembangkan dan mengemas kini manual prosedur operasi dan sumber manusia. Kekurangan - atau tidak cekap - amalan sumber manusia adalah sebab utama kegagalan perniagaan kecil, menurut satu kajian oleh Glenn McEvoy yang diterbitkan dalam Journal of Small Business Management. Sekiranya perniagaan anda sudah mempunyai kebijakan dan prosedur yang ada, luangkan sedikit masa untuk menyemak ketepatan manual. Pastikan proses yang benar-benar diikuti oleh staf anda sama seperti yang digariskan dalam polisi, dan periksa bahawa setiap garis panduan mematuhi undang-undang semasa. Sekiranya anda belum membuat prosedur, mulakan dengan melakukan analisis SWOT mengenai kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman organisasi. Kaji semula misi dan strategi perniagaan,kenal pasti pencapaian kritikal jangka pendek dan jangka panjang yang anda ingin capai, dan kemudian kembangkan prosedur untuk mengatasi masalah yang anda temui dalam analisis anda.

Latihan

Kaji semula mandat latihan yang diperlukan di negeri anda. Negeri-negeri tertentu - termasuk tetapi tidak terhad di California, Connecticut, Illinois, Maine dan New Hampshire - menghendaki syarikat memberikan latihan anti-gangguan khusus kepada pekerja. Syarikat anda mungkin berkewajiban untuk memberikan latihan ini pada satu ketika, jadi masuk akal untuk menggunakan hari yang tidak produktif ketika sistem tidak berfungsi untuk latihan, dan meneruskan pekerjaan biasa anda pada hari latihan itu dijadualkan. Alternatif lain termasuk memberikan latihan di tempat kerja kepada kakitangan baru dan tidak berpengalaman, dan meminta kakitangan melatih satu sama lain mengenai pelbagai fungsi sehingga liputan tersedia ketika anggota staf sakit atau memerlukan bantuan.

Pelan Kontinjensi

Kegagalan sistem yang tidak dijangka memberi anda peluang yang tepat untuk menguji rancangan kecemasan anda. Gunakan pengalaman masa nyata anda mengenai masalah yang timbul tanpa sistem untuk mengenal pasti kekurangan dalam dokumen perancangan kesinambungan semasa anda. Sekiranya anda belum mempunyai rancangan kesinambungan perniagaan, sekarang adalah masa yang sesuai untuk mengembangkannya, menggunakan pengalaman anda dengan kegagalan sistem ini. Kenal pasti sama ada pekerja anda perlu mengekalkan senarai manual maklumat pelanggan, cari lokasi di luar lokasi untuk melaksanakan kerja syarikat anda atau meningkatkan kapasiti simpanan anda untuk dokumen sandaran sistem.