Cara Mendokumentasikan Masalah Pekerja dan Pelan Penambahbaikan

Mendokumentasikan masalah prestasi pekerja boleh memakan masa, dan pengurus perniagaan kecil yang sudah terlalu banyak dapat mempertanyakan nilai dokumentasi atau rancangan peningkatan prestasi. Sebilangan besar perniagaan di Amerika Syarikat sesuka hati, bermaksud pekerja boleh dipecat pada bila-bila masa dengan alasan yang baik, alasan yang tidak baik atau tanpa alasan sama sekali. Tetapi walaupun kelihatan lebih cepat dan lebih mudah untuk memberhentikan pekerja, terdapat banyak faedah - baik dari segi dolar, tanggungjawab dan semangat pekerja keseluruhan - kerana membantunya meningkat.

1

Catat setiap kejadian bermasalah yang anda perhatikan. Sertakan perincian tentang apa yang berlaku, di mana dan kapan kejadian itu berlaku, jika ada saksi, akibat negatif dan kebijakan serta prosedur dilanggar. Catat data statistik, atau kekerapan tingkah laku pekerja berbanding dengan purata kumpulan kerja, jika ada. Contohnya, dokumentasikan berapa kali pekerja terlambat berbanding dengan jumlah hari kerja, atau jumlah kesalahan yang dilakukan pekerja berbanding dengan jumlah kesalahan yang dilakukan oleh rakan sekerja secara purata.

2

Bincangkan insiden masalah dengan pekerja - dokumentasi anda tidak berguna sekiranya ia tidak diambil tindakan atau jika pekerja tidak menyedari masalah tersebut. Berjumpa dengan pekerja untuk membincangkan masalah tersebut dan berikan salinan dokumentasi kepadanya. Mintalah dia untuk menjelaskan sebab tingkah laku masalah itu, dan susun kemungkinan penyelesaian dengan dia.

3

Ringkaskan perbualan dalam rancangan penambahbaikan bertulis. Rancangan tersebut harus merangkumi jangkaan yang jelas - dan sebarang polisi atau prosedur yang mengatur jangkaan tersebut - dan tujuan jangka pendek. Rancangan ini juga harus merangkum penyelesaian yang dipersetujui bersama untuk penambahbaikan.

4

Sertakan objektif khusus yang dapat diukur dengan jangka masa untuk pencapaian. Contohnya: "Anda akan mengurangkan kadar ralat anda kepada 5 peratus atau lebih rendah untuk bulan April." Tentukan tarikh untuk tindak lanjut: "Kemajuan anda akan dikaji setiap bulan."

5

Berjumpa dengan pekerja untuk meninjau kemajuannya. Selaraskan rancangan penambahbaikan, jika perlu, dan dokumentasikan perubahan pada rancangan dan mesyuarat itu sendiri. Sekiranya peningkatan berterusan tidak dicapai, maju ke bentuk disiplin yang lebih teruk.