Kelayakan Asas Surat Perniagaan

Surat perniagaan biasanya lebih formal daripada surat peribadi. Walaupun huruf-hurufnya formal, hurufnya tetap hangat dan positif. Sekiranya anda menulis sebagai tindak balas terhadap situasi yang tidak menyenangkan, bahasa surat itu harus tetap sopan dan tidak boleh bersifat antagonis atau mengancam. Pemformatan surat perniagaan serta jenis kertas yang dicetak di atasnya membezakannya dari surat peribadi atau sosial.

Ringkas dan Ringkas

Surat perniagaan mesti pendek. Anda seharusnya dapat menyatakan pendapat anda atau membuat permintaan anda dalam beberapa perenggan ringkas. Dapatkan terus ke titik surat anda pada perenggan pertama, jika tidak pada ayat pertama. Perenggan kedua surat itu harus diperluas pada pandangan anda dan menambahkan maklumat sokongan, sementara perenggan terakhir menegaskan kembali maksud anda dan menutup surat itu. Jauhkan ayat pendek dan elakkan menggunakan perkataan yang tidak biasa.

Kelayakan Bahasa

Bahasa surat perniagaan perlu jelas. Sesiapa yang membaca surat itu harus dapat melihat apa yang anda minta tanpa perlu membaca semula ayat atau mencari perkataan. Selain jelas, surat perniagaan perlu tepat dan memberikan gambaran lengkap kepada orang yang membacanya. Sekiranya anda terlalu banyak kata-kata dalam surat, Anda juga mengorbankan kejelasan, jadi surat itu hanya boleh mengandungi maklumat dan bahasa yang sesuai dengan tujuan anda. Ingatlah untuk menggunakan bahasa yang sopan dan menjaga nada suara anda dengan menggunakan "tolong" dan "terima kasih."

Memformat

Surat perniagaan mengikut format tertentu yang menjadikannya mudah dibaca. Alamat pengirim harus berada di bahagian atas surat dengan tarikh dan alamat penerima di bawahnya. Salam yang betul adalah "Sayang", diikuti dengan nama penerima dan titik dua. Kecuali anda mengenali penerima secara peribadi, lebih baik menggunakan nama dan gelaran terakhir mereka, misalnya, "Mr. Jones," dan bukannya nama depan mereka. Biarkan baris kosong selepas memberi salam, kemudian ketik perenggan pertama. Tidak perlu menandakan baris pertama perenggan. Gunakan jarak tunggal untuk perenggan dan biarkan garis kosong di antara masing-masing. Di akhir surat, ketik penutup seperti "Hormat", tinggalkan empat ruang untuk tandatangan anda, kemudian taipkan nama anda.

Ciri-ciri fizikal

Cetak surat perniagaan pada kertas bersaiz standard. Anda boleh memilih untuk mencetak surat di kepala surat, yang biasanya lebih berat daripada kertas salinan. Sekiranya anda menggunakan kop surat, anda tidak perlu memasukkan alamat anda di bahagian atas surat. Gunakan dakwat berkualiti yang tidak akan luntur atau pudar untuk mencetak huruf. Sekiranya anda menghantar surat itu, gunakan sampul surat berukuran perniagaan.