Cara Membuat Rancangan Projek yang Berjaya

Sebelum anda mula menyiapkan rancangan projek anda , ingatlah bahawa ia jauh lebih banyak daripada apa yang anda komited untuk membuat kertas kerja. Rancangan projek bermula dengan perkara lain; ia bermula dengan perbualan dan pembentukan hubungan. Anda mesti berkumpul dengan orang-orang yang anda terlibat dalam projek ini dan berbual dengan mereka.

Garis besar projek yang baik bukan sahaja dirancang dengan teliti, tetapi lengkap dan jelas. Sebab mengapa rancangan projek yang berjaya begitu berjaya adalah kerana ia diikuti. Dan apa yang membuat orang mengikuti rancangan projek anda? Orang akan mengikuti sesuatu yang telah mereka beli dan yang mereka rasa memiliki.

Bagaimana Membuat Orang Membeli Ke Rancangan Projek Anda

Mencuba untuk membuat orang membeli rancangan projek anda bermaksud anda perlu berunding dengan mereka. Sebelum anda memulakan rancangan untuk projek ini, ada beberapa perkara yang perlu anda lakukan:

  • Orang-orang dalam pasukan anda harus didengar kerana emosi adalah faktor besar dalam menjayakan projek anda. Rakan sepasukan anda akan lebih bersedia memberikan semua projek ini sekiranya mereka merasakan bahawa mereka mendapat sokongan penuh anda.
  • Apabila semua orang dalam kumpulan menyumbangkan beberapa idea mereka dalam rancangan projek, maka setiap orang akan mempunyai rasa pemilikan dalam projek tersebut. Semua orang akan menyokong bahagian rancangan yang menjadi tanggungjawab mereka. Ini juga akan mengurangkan jumlah beban kerja dan tekanan yang harus anda hadapi.
  • Akan ada pasukan yang berbeza yang menjalankan projek yang sama. Akan ada pasukan pemasaran, pasukan pemaju, dan sebagainya. Mereka mungkin tidak selalu setuju, dan beberapa keinginan mereka mungkin tidak ada hubungannya antara satu sama lain. Mereka akan saling eksklusif, dengan kata lain. Seorang pengurus projek yang hebat tahu bagaimana mewujudkan keharmonian dalam pasukan dan mengurangkan tahap perlawanan.

Sokongan untuk Projek Perlu Ditentukan dengan Baik

Rancangan projek yang baik mempunyai rancangan yang jelas dan konkrit untuk sokongan. Terdapat protokol yang jelas untuk apa yang berlaku apabila masalah muncul. Kerana satu perkara yang selalu dapat anda yakin ialah masalah akan timbul sekarang dan kemudian. Ahli pasukan perlu tahu kepada siapa untuk meminta pertolongan, yang akan mendorong mereka untuk lebih terbuka mengenai apa yang mereka lalui. Tidak ada yang akan merasa perlu menyembunyikan kesalahan mereka atau menutupnya.

Perlu Ada Kesesuaian dalam Projek

Pengurus projek yang baik memahami perubahan dan peranannya dalam pengurusan projek . Malah rancangan terbaik dapat terganggu pada satu ketika atau yang lain. Rancangan pengurusan projek yang baik akan berjalan lancar, merangkumi perubahan yang berlaku dan menyesuaikannya. Pengurus projek yang baik akan melengkapkan pasukannya dengan semua yang mereka perlukan untuk menghadapi perubahan.

Sebelum anda memasuki proses penulisan rancangan anda, anda perlu melakukan perbincangan dengan pasukan anda dan mendapatkan peraturan yang betul. Dengan cara itu, anda akan mempunyai asas yang stabil untuk mendasarkan rancangan projek anda.

Soalan Penting dari Rancangan Projek

Agar rancangan projek anda berjaya, perlu menjawab beberapa soalan penting:

  • Apakah matlamat anda ?
  • Berapakah anggaran anda ?
  • Bagaimana anda akan menyelesaikan projek ini?
  • Bilakah projek itu akan siap?
  • Apa yang berlaku sekiranya anda perlu menukar sesuatu di pertengahan jalan?
  • Apa yang berlaku sekiranya sebilangan anggota pasukan anda tidak tersedia?
  • Bagaimana anda mengesan kemajuan anda ?

Dalam proses menjawab soalan-soalan ini, Anda mulai memahami hal-hal seperti skop projek, penjadualannya, dan juga keperluan anggaran. Anda juga akan mempunyai idea yang jelas mengenai tanggungjawab semua orang dalam projek ini. Semua butiran akan datang semasa anda bekerjasama dengan pasukan anda.

Perangkap Penting dalam Rancangan Projek

Terdapat beberapa perkara yang harus anda perhatikan yang akan menjadikan rancangan projek anda gagal:

  • Harapan generik: Harapan generik akan menjadi permulaan akhir untuk projek anda. Anda tidak mahu mempunyai tujuan seperti "meningkatkan penjualan" sebagai tujuan projek anda kerana tidak ada artinya. Sebaliknya, mempunyai matlamat yang lebih khusus seperti "meningkatkan penjualan sekurang-kurangnya 50%". Matlamat sedemikian jauh lebih mudah untuk dicapai.
  • Garis masa mendatar: Garis masa mendatar adalah garis masa di mana aktiviti A dilakukan dan diselesaikan sebelum meneruskan aktiviti B. Ini dapat memperlahankan projek kerana aktiviti itu berlaku secara berurutan. Anda akan sering mendapati bahawa banyak aktiviti dalam projek dapat dilakukan secara serentak. Itulah idea di sebalik garis masa menegak, atau carta Gantt. Anda mencatat semua aktiviti bebas yang dapat dilakukan pada masa yang sama pada setiap peringkat projek dan menjadualkannya supaya ahli pasukan anda berbeza-beza melakukan aktiviti yang berbeza pada masa yang sama. Aktiviti A, B, dan C dapat dilakukan pada masa yang sama sebelum meneruskan ke D, E, dan F. Ini akan mempercepat masa projek.
  • Pemilikan dan akauntabiliti terpusat: Perkara terakhir yang anda mahukan ahli pasukan projek anda adalah kekurangan pemilikan dalam projek. Apabila pertanggungjawaban dan pemilikan dipusatkan, maka setiap masalah akan tiba-tiba menjadi "masalah orang lain" dan semua orang akan melakukan minimum dalam tugas yang diberikan. Untuk projek yang besar dan kompleks, ahli pasukan perlu bertanggungjawab terhadap tugas mereka dan juga mempunyai rasa pemilikan dan sumbangan terhadap kejayaan keseluruhan projek.

Elakkan perangkap itu, dan kemungkinan rancangan projek anda berjaya jauh lebih tinggi.

Apa yang Membuat Pelan Projek Yang Baik?

Semua rancangan projek yang baik mempunyai beberapa ciri yang sama. Terapkan langkah-langkah pengurusan projek ini ke rancangan projek anda dan lihat ia berkembang tepat di depan mata anda:

Fokus pada Hasilnya

Sekiranya anda ingin mempunyai rancangan projek yang berjaya, jangan bergantung pada jangkaan umum, seperti peningkatan penjualan atau sesuatu seperti itu. Sebagai gantinya, cari tujuan tertentu seperti peratusan kenaikan penjualan dalam jangka masa tertentu. Biarkan ia menjadi sesuatu yang dapat anda ukur dengan mudah. Ini menjadikan rancangan projek anda jauh lebih jelas.

Buat Pelan Vertikal

Banyak rancangan projek cenderung mempunyai rancangan mendatar, di mana aktiviti A diikuti oleh aktiviti B, dan kemudian aktiviti C. Walau bagaimanapun, rancangan projek terbaik mempunyai garis masa menegak di mana orang mengerjakan projek bebas pada masa yang sama. Satu pasukan dapat mengerjakan aktiviti A, B, dan C sementara yang lain melakukan D, E dan F.

Rancangan Projek Yang Baik Lebih Cepat

Apabila projek anda berlangsung terlalu lama, pasukan anda kemungkinan akan mengalami keletihan. Kehilangan motivasi adalah masalah lain yang berlaku, dan menyebabkan prestasi dan produktiviti pasukan anda melakukan penyelaman hidung. Sebaliknya, rancangan projek yang pantas akan mengehadkan projek sehingga kurang dari 100 hari untuk kebanyakan projek. Projek yang lebih besar mungkin memakan masa lebih lama, tetapi masih dapat dilakukan dalam jangka masa jika dirancang dengan baik. Selagi anda menumpukan pada hasil, merancang secara menegak dan meletakkan asas yang tepat, adalah mungkin untuk mengesan projek dengan pantas.

Buat Orang Bertanggungjawab

Pasukan yang anda bekerjasama dengan projek ini bertanggungjawab untuk melaksanakan projek tepat pada waktunya dan mengikut anggaran. Anda, sebagai ketua projek, bertanggungjawab atas kejayaan projek tersebut. Ini bukan model yang sangat baik kerana ini membuat pasukan anda bertentangan dengan dirinya sendiri. Cara yang lebih baik untuk melakukannya adalah dengan memberi setiap pasukan tanggungjawab yang berbeza untuk mencapai tujuan tertentu. Mereka akan mencari cara untuk mencapai tujuan tersebut, dan mereka akan mempunyai rasa pemilikan yang lebih besar dalam projek tersebut.

Apa Langkah Menulis Pelan Projek yang Berjaya?

Setelah anda meletakkan asasnya, sudah tiba masanya untuk menuliskan rancangan projek. Berikut adalah beberapa perkara yang harus selalu anda fikirkan semasa menyiapkan projek:

Matlamat Projek

Projek anda mesti mempunyai tujuan. Perlu ada perspektif peringkat tinggi yang memberitahu anda apa hasil yang diharapkan. Anda harus memasukkan maklum balas yang anda dapat dari pasukan anda untuk membantu dalam proses ini.

Skop Projek

Skop anda harus ditentukan dengan baik dengan penerangan terperinci dalam rancangan projek mengenai apa yang berada dalam ruang lingkup dan apa yang berada di luar ruang lingkup. Anda juga harus membuat pasukan anda membelinya supaya semua orang tahu dengan tepat apa yang ada dalam skop projek dan bagaimana menangani perkara-perkara yang di luar jangkauan.

Pakej Kerja

Beri pasukan anda pandangan aras tinggi mengenai pekerjaan yang perlu mereka lakukan. Ankit Rastogi dari "Cara membuat Rancangan Projek yang sempurna: Langkah demi langkah" mendefinisikan pakej kerja sebagai "tahap terendah diberi nombor sesuai dengan aktiviti dan tugas yang berbeza." Oleh kerana rancangan projek anda tertumpu pada hasil, anda harus memberitahu semua anggota pasukan anda apa peranan mereka dalam mencapai hasil yang diperlukan dengan memberikan mereka pakej kerja yang jelas.

Jadual

Mempunyai jadual yang mengambil kira sumber yang ada untuk projek, kos projek , dan masa yang akan diambil. Semasa anda berada, fikirkan aktiviti apa yang serentak dan tidak terkini sehingga anda tahu siapa yang boleh bekerja pada apa dan pada masa apa.

Hasilnya

Apa jenis hasil yang anda mahukan daripada projek anda ? Adakah mereka nyata? Bolehkah mereka diukur? Anda juga harus mempunyai parameter penilaian utama untuk mengetahui dengan tepat bagaimana prestasi projek.

Belanjawan

Jangan mulakan dengan anggaran dengan segera, kerana anda berisiko memaksa terlalu banyak kerja menjadi anggaran yang terlalu kecil. Sebaliknya, fikirkan perkara terpenting yang harus anda lakukan terlebih dahulu, dan kemudian tetapkan anggaran berdasarkan itu. Anda boleh menyusun semula projek kemudian, untuk pulangan pelaburan anda yang lebih besar.