Garis Panduan Penyerahan Pekerjaan

Apabila seseorang meninggalkan pekerjaan dan yang lain menggantikannya, ada baiknya menyediakan panduan penyerahan pekerjaan untuk membantu tempoh peralihan pekerjaan yang lancar. Sebaik-baiknya, pekerja yang akan keluar harus mempunyai masa untuk membincangkan panduan pekerjaan baru pekerja yang masuk dan memberinya beberapa petunjuk untuk membantu mempermudah peralihan. Sekiranya jangka masa ini tidak mungkin, dokumentasi bertulis harus disediakan untuk mempermudah tempoh peralihan.

Deskripsi kerja

Pekerja yang berlepas harus membuat keterangan pekerjaan yang memperincikan aktiviti spesifik yang dia tanggung pada setiap hari, mingguan, bulanan dan tahunan. Huraian pekerjaan ini mungkin berbeza dari yang digunakan oleh sumber manusia. Penerangan pekerjaan ini juga boleh merangkumi senarai kemahiran khusus yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tertentu. Sebagai sebahagian daripada proses menulis deskripsi pekerjaan, pekerja yang berangkat harus menyertakan senarai fail utama dan lokasinya, bersama dengan notasi tentang cara mengakses fail. Keterangan pekerjaan juga harus merangkumi sebarang acara tahunan yang diawasi oleh orang tersebut.

Sejarah Projek

Pekerja yang berlepas harus membuat catatan mengenai setiap projek yang sedang berjalan yang merupakan sebahagian daripada keterangan tugasnya. Catatan mengenai sejarah, pendanaan, masalah dan penyelesaian projek, serta tujuan projek, harus menjadi bagian dari dokumentasi ini, bersama dengan fail yang berkaitan dengan projek. Adalah idea yang baik untuk memasukkan nama rakan sekerja yang juga peserta projek, maklumat hubungan mereka dan penerangan ringkas mengenai peranan mereka dalam projek tersebut.

Maklumat Pergi ke

Garis panduan penyerahan tugas harus merangkumi senarai siapa yang harus dikunjungi untuk mendapatkan maklumat. Senarai kakitangan pengawas, serta pekerja di bawah pengawasan pekerja yang berlepas, memberi pekerja visual alat bantu baru untuk membantu menjaga nama dan peranan orang baru di pejabat. Garis panduan pekerjaan baru juga harus merangkumi maklumat mengenai tempat mengambil barang keperluan pejabat dan cara mengendalikan mesin pejabat, telefon dan peralatan lain yang merupakan sebahagian daripada fungsi harian dari pekerjaan tersebut.

Bayangan Kerja

Sekiranya boleh, garis panduan tersebut harus mengarahkan pekerja baru tersebut untuk membayangi pekerja yang akan meninggalkan pekerjaannya untuk jangka masa tertentu. Ini memberi peluang kepada orang baru untuk berjumpa dengan rakan sekerja dan mengetahui cara kerja pejabat. Semasa fasa terakhir pekerjaan membayangi, kedua-dua orang harus membalikkan peranan. Pekerja baru harus memikul pekerjaan itu, dan orang yang berangkat hanya harus menjadi penasihat dan menjawab segala persoalan yang masih ada.