Contoh Cara Berkomunikasi Perubahan Proses Baru di Tempat Kerja

Perubahan proses dan prosedur adalah bahagian umum untuk memperbaiki dan menyusun semula tugas, tujuan dan inisiatif di tempat kerja. Terdapat beberapa contoh bagaimana menyampaikan perubahan proses baru di tempat kerja. Dalam perniagaan kecil, bahkan perubahan prosedur kecil dapat memberi pengaruh besar terhadap kecekapan dan produktiviti.

Mungkin lebih penting daripada perubahan prosedur dan proses yang sebenarnya adalah kemampuan untuk menyampaikan perubahan tersebut kepada semua pekerja. Proses komunikasi yang berubah dengan betul akan membantu memastikan semua pekerja berada di halaman yang sama sambil memenuhi matlamat dan inisiatif syarikat baru.

Letakkan Spesifik

Kenal pasti perubahan proses sebenar, kesan perubahan yang diharapkan dan alasan anda memulakan perubahan. Buat visi untuk membantu membuat pekerja berminat dan terlibat dalam perubahan yang berlaku. Sebagai contoh, ketika menerapkan program perisian baru, Anda ingin mengenal pasti kapan perubahan itu akan berlaku dan faedah menggunakan program baru untuk syarikat, seperti pengurangan biaya. Soroti faedah yang diterima oleh pekerja, seperti kemudahan penggunaan, untuk membantu mendorong pekerja dalam perubahan.

Kenalpasti Apa Yang Perlu Diubah

Pertimbangkan kesan perubahan dan pertimbangkan keperluan untuk memasukkan vendor dan pelanggan luar dalam proses komunikasi. Meninggalkan seseorang dari proses komunikasi yang berkaitan dengan perubahan prosedur di tempat kerja boleh memudaratkan hubungan dan produktiviti. Sekiranya anda memperkenalkan perisian baru, anda harus memberi tahu semua pekerja tentang perubahan tersebut dan mempertimbangkan untuk mendidik vendor mengenai langkah-langkah yang diperlukan yang berkaitan dengan penggunaan program baru untuk keuntungan mereka, seperti mengesan pesanan atau penjualan.

Memilih Kaedah Komunikasi

Pilih komunikasi massa yang murah, seperti e-mel, untuk perubahan proses kecil yang memerlukan sedikit penjelasan dan tinggalkan sedikit ruang untuk kebingungan. Komunikasikan perubahan prosedur utama, seperti yang berkaitan dengan menangani aduan pelanggan, dengan cara yang lebih intim. Pilihan untuk menyampaikan perubahan besar termasuk mengadakan sesi maklumat dan mengadakan mesyuarat pasukan atau jabatan.

Sekiranya memperkenalkan program perisian baru, berkomunikasi dengan jabatan atau pekerja dalam kumpulan kecil akan membolehkan anda menyesuaikan perbincangan untuk menerangkan bagaimana penerapan program perisian baru mempengaruhi dan memberi manfaat kepada setiap kumpulan.

Tangani Semua Masalah

Jawab soalan mengenai perubahan yang diperlukan dan jelaskan bahawa menolong pekerja dan semua pihak yang berminat beralih ke proses baru adalah keutamaan. Buat latihan jika perlu. Sebagai contoh, ketika menangani peralihan ke program perisian baru, pertimbangkan untuk melatih sekumpulan pekerja terpilih untuk membantu berkhidmat sebagai pelatih atau mentor. Ini akan memberikan perhatian peribadi kepada pekerja dalam persekitaran yang menyokong.