Cara Memformat Invois

Sebagai pemilik perniagaan kecil, mata pencaharian anda berpusat pada kemampuan anda untuk membuat pelanggan anda membayar anda tepat pada masanya. Sekiranya anda berurusan dengan syarikat besar, atau bahkan syarikat kecil dengan proses yang ketat dalam penerimaan akaun, penghantaran invois yang diformat dengan betul boleh menjadi perbezaan dalam pembayaran tepat pada waktunya atau menunggu syarikat menyelesaikan dan menyetujui pembayaran. Selain itu, invois yang diformat dengan betul dapat membantu pasukan perakaunan anda mengesan pembayaran dan menyelesaikan pertikaian. Sangat mudah untuk membuat templat invois dalam pemprosesan kata atau aplikasi hamparan; luangkan masa untuk memformatnya secara profesional.

1

Berikan maklumat asas invois di bahagian atas invois. Sertakan tarikh invois, syarat pembayaran penjualan, dan maklumat penghantaran. Berikan medan rujukan untuk maklumat tambahan seperti nombor pesanan pembelian pelanggan atau rujukan lain.

2

Nomborkan invois. Setiap invois mesti diberi nombor unik sehingga dapat dijejaki secara terpisah di buku anda. Walaupun perniagaan menggunakan banyak skema untuk menghitung invois mereka, banyak menggunakan awalan untuk menunjukkan tahun invois dibuat dan mengenal pasti pelanggan. Dalam sistem invois yang menggunakan sistem penomboran ini, 12-004-1994 dapat menunjukkan invois yang dikirim pada tahun 2012, ke nombor pelanggan 004, menjadikannya invois ke-994 yang dikirim pada tahun itu.

3

Sertakan nama, alamat dan nombor telefon perniagaan anda di bahagian atas invois di kawasan "Keluarkan ke:". Maklumat ini sering diselaraskan dengan margin kanan pada invois.

4

Sertakan nama pelanggan pada invois, di medan "Bill to:". Ini harus seinci mungkin, termasuk nama perniagaan, lokasi dan nombor telefon, dan, jika ada, nama perwakilan pelanggan yang membeli barang. Beberapa syarikat menghendaki setiap perwakilan mengesahkan invois sebelum mereka dibayar, jadi jika gagal merujuk pekerja boleh menangguhkan pembayaran. Maklumat ini biasanya berada di bahagian atas, sejajar dengan margin kiri.

5

Sediakan senarai terperinci semua pembelian; ini merangkumi sebahagian besar invois. Untuk menjimatkan ruang, anda boleh menyenaraikan setiap item, harganya dan jumlah item yang dijual dalam lajur individu, diakhiri dengan jumlah baris untuk item tersebut.

6

Jumlah semua item baris untuk meringkaskan penjualan pada invois. Senaraikan sebarang caj tambahan, seperti yuran penghantaran atau caj kewangan, di bahagian invois selepas jumlah barang yang dibeli. Senaraikan setiap pertuduhan dengan keterangan.

7

Berikan jumlah keseluruhan di bahagian bawah invois. Ini harus menunjukkan apa yang anda harapkan oleh pelanggan untuk membayar anda untuk semua perkhidmatan yang dihantar pada invois. Sertakan tarikh jatuh tempo dan bentuk pembayaran yang anda terima, seperti cek atau pindahan wang.