Prosedur untuk Hapus kira kecil

Mengumpulkan piutang syarikat adalah tugas rutin sehingga akaun berhenti membayar. Syarikat menghapuskan baki kecil apabila masa dan wang yang dibelanjakan untuk mengumpulkan jumlah yang terhutang melebihi faedah yang diperoleh dengan mengumpulkan baki penuh. Polisi dan prosedur syarikat untuk hapus kira kecil harus jelas, dan syarikat harus mengkaji dan mengemas kini dasar dan prosedur sehingga keduanya terus memenuhi keperluan perniagaan.

Menetapkan Dasar

Polisi penghapusan baki kecil menentukan prosedur yang harus diikuti oleh pengumpul. Polisi ini menjelaskan jumlah maksimum yang mungkin dihapus oleh pekerja sebagai baki kecil, usaha yang harus dilakukan oleh pekerja untuk mengumpulkan baki dan prosedur teknikal untuk mendokumentasikan dan mendebitkan penghapusan. Polisi ini juga menentukan tajuk pekerjaan pekerja yang mempunyai tanggungjawab untuk melaksanakan polisi dan menerangkan proses pengauditan pematuhan terhadap polisi tersebut.

Mengenal pasti Akaun

Langkah pertama prosedur adalah mengenal pasti baki akaun kecil yang dipertimbangkan oleh pengulas untuk hapus kira. Pengumpul menjalankan pertanyaan bulanan yang menghasilkan laporan akaun jatuh tempo dengan baki yang sama atau kurang daripada jumlah yang ditentukan oleh polisi sebagai baki kecil.

Meluluskan Penghapusan

Seorang pengulas kemudian menganalisis sejarah pengumpulan setiap akaun baki kecil untuk mengesahkan bahawa kakitangan membuat usaha yang ditentukan oleh polisi untuk mengumpulkan setiap hutang. Sebagai contoh, jika polisi tersebut menghendaki staf menghantar tiga notis dan membuat dua panggilan telefon kepada pihak yang bertanggungjawab, pengulas menyemak log atau fail kertas untuk mengesahkan bahawa pengumpul menghantar notis yang diperlukan dan membuat panggilan telefon yang diperlukan. Sekiranya akaun memenuhi kriteria, pengulas menyetujui penghapusan dan membuat dokumen pelarasan yang mencatat jumlah penghapusan, tarikh pengulas mengesyorkan penghapusan dan alasan penghapusan.

Membuat Debit dan Kredit

Langkah terakhir dalam prosedur hapus kira kecil adalah membuat debit dan kredit yang sesuai dalam sistem perakaunan. Pada bulan setelah pengulas meluluskan akaun untuk penghapusan, syarikat mengkreditkan akaun tersebut dan mendebitkan perbelanjaan dengan kod debit pentadbiran. Untuk tujuan perakaunan, syarikat memperlakukan debit tersebut seperti yang dilakukan elaun pentadbiran yang lain, seperti kos yang tidak dibenarkan dan lebihan kos. Kos yang tidak dibenarkan adalah perbelanjaan yang ditentukan oleh juruaudit tidak dibenarkan di bawah kontrak atau polisi; lebihan kos adalah perbelanjaan yang melebihi anggaran. Untuk setiap debit ini, salinan elektronik dokumen pelarasan menyediakan sandaran untuk entri debit.

Mengutip Bayaran Lewat

Kadang-kadang, pemegang akaun membayar baki setelah syarikat melunaskan hutang. Apabila pemegang akaun tunggakan membuat pembayaran, syarikat memproses pembayaran seolah-olah telah dibuat pada akaun semasa. Kakitangan perakaunan mendepositkan pembayaran dan menyediakan baucar jurnal yang membalikkan penghapusan. Syarikat ini merangkumi proses untuk membalikkan penghapusan sebagai sebahagian daripada prosedur penghapusan baki kecilnya.

Mengkaji dan Mengaudit

Syarikat secara berkala mengkaji dasar dan prosedur perakaunan seperti prosedur penghapusan untuk memastikan prosedur tersebut memenuhi keperluan syarikat. Sekiranya, misalnya, tinjauan menunjukkan bahawa banyak penghutang akhirnya membayar baki yang berada pada atau mendekati had penghapusan, syarikat boleh menurunkan had untuk mengurangkan jumlah pembalikan penghapusan. Begitu juga, syarikat kerap mengaudit prosedur penghapusan mereka untuk memastikan bahawa pemungut mengikuti polisi dan bahawa tidak ada bukti penipuan dalam penghapusan yang diluluskan.