Komunikasi Perniagaan yang Tidak Sesuai

Komunikasi yang baik sangat penting untuk kesihatan keseluruhan perniagaan anda. Komunikasi bertulis dan lisan dalaman dan luaran mewakili tahap profesionalisme di syarikat anda. Komunikasi perniagaan yang tidak betul boleh merosakkan hubungan pelanggan, menurunkan semangat pekerja dan menjejaskan reputasi syarikat anda secara negatif. Buat garis panduan yang jelas secara bertulis untuk pekerja mengenai apa yang sesuai dan diharapkan dalam semua bentuk komunikasi untuk mengelakkan akibat komunikasi yang tidak baik.

Komunikasi bertulis

Dari memo hingga laporan, jangan sesekali menyimpang dari nada profesional dalam komunikasi perniagaan bertulis. Elakkan penggunaan humor dan elakkan nada yang memalukan. Sesuaikan komunikasi anda dengan khalayak yang dituju. Jargon industri yang sangat teknikal sering tidak sesuai untuk dokumen umum. Tulis dengan jelas dan ringkas dan hadkan penggunaan singkatan. Format dokumen anda dengan betul dan terus kemas. Hiasan mewah tidak diperlukan dalam dokumen perniagaan.

E-mel

E-mel sering dianggap sebagai kaedah komunikasi yang kurang formal daripada surat dan memo yang dicetak, tetapi anda harus menolak sikap di antara pekerja, terutama untuk komunikasi dengan pelanggan. E-mel yang tidak sesuai merangkumi penggunaan emoticon, slang dan singkatan dari jenis yang digunakan dalam teks. Galakkan pekerja membuat e-mel dengan cara yang sama seperti surat perniagaan tradisional, dengan ucapan standard dan tanda tangan penuh yang merangkumi logo atau nama syarikat. Sebelum menghantar e-mel kepada penerima, periksa tatabahasa dan ejaan yang betul.

Telefon

Dengan adanya e-mel dan SMS di kalangan pekerja, etika telefon kadangkala hilang atau tidak pernah dipelajari. Komunikasi telefon yang tidak betul bermula dari kekasaran hingga layanan pelanggan yang buruk. Arahkan pekerja untuk bercakap dengan sopan, jujur, elakkan membuat panggilan di telefon pembesar suara dan bersabar, walaupun dengan pelanggan yang tidak sopan. Telefon bimbit membolehkan pekerja menjalankan perniagaan di tempat lain selain dari pejabat, tetapi memikirkan persekitaran ketika mengambil atau membuat panggilan perniagaan. Bunyi latar yang kuat boleh mengganggu dan menjengkelkan semasa panggilan penting.

Teks

Sebilangan besar bentuk teks tidak sesuai digunakan dalam suasana perniagaan. Ketidaktentuan menggambarkan profesionalisme syarikat anda, dan terlalu mudah untuk membuat salah faham dengan menghantar teks. E-mel atau panggilan telefon adalah kaedah yang lebih baik untuk menjadwalkan janji temu, membuat permintaan atau menyampaikan idea penting. Teks dalam situasi perniagaan sering dilakukan secara sembunyi-sembunyi pada waktu yang tidak sesuai, seperti semasa perjumpaan, dan harus berkecil hati.

Komunikasi dalaman

Kekurangan komunikasi antara pengurusan dan pekerja adalah cara yang baik untuk memupuk khabar angin dan spekulasi negatif. Masukkan berita baik dalam buletin pekerja dan sampaikan berita buruk terus kepada pekerja. Maklumat jujur ‚Äč‚Äčlebih baik daripada tiada maklumat. Walaupun rakan sekerja sering mendapati bahawa e-mel pendek adalah cara cepat untuk mengemukakan soalan, mendapatkan jawapan dan saling mengemas kini mengenai projek, informal kaedah komunikasi itu tidak memberi alasan penurunan standard profesional. Bahasa bermusuhan, mengancam atau kasar tidak boleh diterima dalam bentuk apa pun.