Teknik Perkhidmatan Pelanggan Telefon

Telefon selalunya merupakan kaedah termudah bagi pelanggan anda untuk menghubungi perniagaan anda sekiranya mereka mempunyai masalah atau hanya memerlukan maklumat. Ini menguatkan keperluan untuk memberikan perkhidmatan pelanggan yang kuat melalui telefon. Telefon mungkin tidak membenarkan jenis interaksi peribadi yang sama seperti perbualan tatap muka, tetapi menggunakan beberapa teknik asas dapat meningkatkan keberkesanannya.

Memberi salam

Menurut jurulatih khidmat pelanggan dan perunding Kate Tammemagi, anda mempunyai masa 10 saat untuk membuat kesan pertama melalui telefon. Untuk menjadikannya positif, pastikan untuk menyambut pemanggil dengan penuh semangat dan dengan senyuman di wajah anda. Postur anda juga mempengaruhi nada suara anda. Duduk tegak dan condong ke hadapan sedikit. Minta nama pelanggan dan kerap menggunakannya sepanjang perbualan.

Tetapkan Nada Positif

Tetapkan nada positif pada awal perbualan dengan menunjukkan kesediaan anda untuk menolong setelah pelanggan menyatakan masalah atau keadaannya. Frasa seperti, "Tentu, saya dapat menolong anda dengan itu", atau "Ya, kami boleh melakukannya untuk anda" mengatur tahap untuk interaksi positif dan membuat pelanggan berasa selesa. Kemukakan soalan dengan cara yang tidak mengancam dengan memulakan dengan nada suara yang lebih rendah dan mengemukakannya hingga akhir.

Jadikan Penyelesaian Positif

Anda mungkin tidak selalu dapat memberikan apa yang dia inginkan kepada pelanggan, tetapi anda masih boleh berusaha menjadikan penyelesaiannya positif mungkin dengan menghindari bahasa negatif. Daripada mengatakan, saya tidak dapat langsung membuat pembayaran balik anda, "katakan," Prosedur biasa kami meminta pemilik kami untuk meluluskan semua bayaran balik. Kami akan dapat mengeluarkan bayaran balik anda dalam tiga hari bekerja. "

Mengalahkan Kemarahan

Pelanggan mungkin marah tentang sesuatu yang telah berlaku, seperti penghantaran lewat atau produk yang rosak. Untuk meredakan kemarahan itu, perunding perkhidmatan pelanggan Shep Hyken menyarankan agar membiarkan pelanggan melampiaskan. Setelah selesai, minta maaf atas situasi tersebut, kemudian tanyakan soalan dengan tenang untuk mendapatkan maklumat tambahan yang akan membantu anda mencari jalan penyelesaian.

Tutup dengan betul

Walaupun pelanggan tidak berpuas hati dengan hasil urus niaga atau tidak menyenangkan untuk berurusan, tamatkan panggilan dengan nota positif. Ringkaskan penyelesaian yang anda tawarkan dan pastikan pelanggan memahami apa yang akan berlaku seterusnya, serta jangka masa. Tanyakan kepadanya jika dia ada pertanyaan atau kebimbangan tambahan dan terima kasih atas perniagaannya.