Cara Memulakan Mesyuarat

Mesyuarat kadang-kadang dilihat sebagai kejahatan yang diperlukan dalam perniagaan. Mesyuarat yang baik adalah bermaklumat dan menarik, tetapi pertemuan yang buruk terus berlanjutan tanpa cahaya yang jelas di hujung terowong. Untuk menjalankan perjumpaan yang berjaya yang menarik dan menarik perhatian, tetapkan nada yang betul sejak awal.

Perkenalkan Pemain

Adalah idea yang baik untuk membuat perkenalan pada awal perjumpaan. Walaupun para hadirin mungkin saling mengenali, ini menguatkan tujuan perjumpaan untuk menyatakan perspektif perniagaan yang dibawa oleh setiap orang ke meja.

Sekiranya peserta tidak bertemu sebelum mesyuarat, perkenalan sangat penting. Benarkan setiap orang memperkenalkan dirinya dan membuat pernyataan ringkas mengenai minat apa yang diwakilinya. Sekiranya misi kumpulan adalah untuk melakukan sumbang saran, menyelesaikan projek atau menyelesaikan masalah, mulakan pertemuan dengan beberapa pemecah ais untuk melibatkan dinamika kumpulan sebelum menyelesaikan tugas. Penggoda otak sederhana, permainan nama atau aktiviti yang menguji kemahiran berfikir kritis akan merangsang perbualan dan memberi tenaga kepada otak.

Nyatakan Agenda

Sebagai tambahan kepada siapa yang berada di dalam bilik, peserta mesyuarat ingin mengetahui apa yang akan dibincangkan, mengapa perkara itu penting dan berapa lama masa yang diperlukan. Agenda menjawab soalan-soalan ini. Agenda bercetak membolehkan peserta mesyuarat mengikuti aliran mesyuarat dan membuat nota sekiranya diperlukan. Agenda juga berfungsi sebagai panduan bagi fasilitator, terutama jika perkara yang dibincangkan itu tersasar. Menyiarkan anggaran masa di hadapan setiap item agenda membantu memastikan mesyuarat tetap berjalan dan menamatkannya tepat pada waktunya.

Biarkan Mereka Makan Kek

Sekiranya perjumpaan dijangka berlangsung dalam jangka masa yang lama, mulakan dengan makanan dan minuman ringan. Bukan hanya etika pertemuan yang baik untuk memberi makan kepada para hadirin, tetapi membantu orang-orang tetap fokus pada perbincangan pertemuan dan bukannya menggeram perut. Mesyuarat pada waktu pagi mesti selalu menyediakan kopi untuk penghidap kafein. Pilih barang-barang penyegar yang ringan dan akan memusatkan otak seperti air, minuman ringan dan makanan ringan. Jemput hadirin untuk datang lebih awal untuk bersosialisasi dengan minuman sebelum turun ke perniagaan yang serius.

Petua

Pastikan mesyuarat dimulakan pada waktu yang dinyatakan. Pekerja harus menyesuaikan jadual untuk menampung kehadiran mesyuarat. Menunda permulaan mesyuarat boleh kelihatan tidak menghormati mereka yang tiba tepat pada masanya. Anda mahu mesyuarat dimulakan dengan nada positif, jadi nada yang betul ditetapkan dari awal.

Kaji item terbuka dari mesyuarat sebelumnya sebelum memulakan agenda semasa. Tindak lanjuti tugas yang diberikan agar pekerja dapat melaporkan penemuan.

Minta hadirin mesyuarat untuk membungkam telefon bimbit untuk mengurangkan gangguan.