Cara Menulis Surat Pengenalan untuk Memperkenalkan Organisasi & Syarikat
Anda boleh mengelak daripada membuat kesalahan yang biasa dilakukan oleh banyak perunding, pemilik perniagaan kecil dan jurujual ketika memperkenalkan diri kepada orang lain dengan mengingat satu kenyataan sederhana. Memfokuskan pada keperluan penerima surat anda, dan bukannya perniagaan anda, akan memudahkan penjualannya. Mempelajari cara menyusun surat pengenalan dengan betul akan membantu anda membuat kesan pertama yang tahan lama.
Petua
Semua perniagaan mempunyai keperluan, dan kunci untuk menulis surat pengantar yang berkesan adalah menentukan bagaimana anda dapat membantu orang lain menyelesaikan masalah atau memanfaatkan peluang.
Tentukan Keperluan
Langkah pertama dalam menulis surat pengenalan adalah untuk menentukan mengapa penerima akan berminat dengan anda atau apa yang anda jual. Semua perniagaan mempunyai keperluan, dan kunci untuk menulis surat pengantar yang berkesan adalah menentukan bagaimana anda dapat membantu orang lain menyelesaikan masalah atau memanfaatkan peluang.
Fikirkan perbezaan dan faedah unik anda. Anda mencipta syarikat anda kerana anda percaya anda mempunyai sesuatu yang unik yang diinginkan orang. Surat anda harus membuktikan bahawa pembaca mempunyai keperluan; ini akan membolehkan mereka melihat bahawa anda dapat menolong mereka mengurangkan kos mereka, meningkatkan penjualan, meningkatkan kualiti atau membantu mereka menjana lebih banyak keuntungan.
Fokus pada Kepimpinan Anda
Huruf utama surat adalah ayat pembuka atau perenggan pendek yang memberitahu penerima mengapa mereka harus membaca surat itu. Gunakan beberapa ayat pertama anda untuk membincangkan keperluan pelanggan, bukan diri anda sendiri. Elakkan petunjuk seperti, "Selama lebih dari 25 tahun, Smith Consulting telah melayani Johnsonville."
Pertimbangkan untuk mengajukan soalan yang mendorong pembaca untuk menjawab dengan cara tertentu, seperti menyetujui premis anda atau menjawab dengan faedah yang anda tawarkan. Sebagai contoh, anda mungkin bermula dengan, "Adakah anda ingin mengurangkan kos penghantaran anda?" Sebilangan besar pembaca akan menjawab, "Ya." Sekiranya anda seorang perunding, anda mungkin bertanya, "Mana yang lebih menjimatkan kos, menggunakan pekerja sepenuh masa dengan gaji dan faedah, atau kontraktor yang boleh anda hubungi mengikut keperluan?" Sekiranya anda menyasarkan penerima surat anda dengan betul, mereka akan menjawab, "Menggunakan kontraktor."
Peringkat Maklumat Anda
Jangan jadikan surat anda sebagai tembok yang menakutkan tanpa jalan yang jelas untuk membuat kesimpulan. Bagilah menjadi beberapa perenggan dengan masing-masing memberikan satu set maklumat yang unik. Susun maklumat mengikut urutan kepentingan. Selepas petunjuk anda, yang memberitahu pembaca apa yang boleh anda lakukan untuk mereka, gunakan perenggan berikut untuk memberitahu mereka bagaimana ia akan dilakukan.
Berikan Perincian Minimum
Jangan cuba membuat penjualan dengan surat pengenalan. Sedikit orang akan mengambil telefon dan membuat pesanan atau menyewa anda tanpa mendapat lebih banyak maklumat, termasuk mesyuarat atau perbualan telefon.
Beritahu pembaca anda apa yang dapat anda lakukan untuk mereka dan bagaimana anda boleh melakukannya, hanya memberikan perincian yang cukup untuk memberikan kredibiliti. Tidak ada yang mengharapkan anda menjawab setiap pertanyaan dalam surat pengantar. Gunakan surat anda untuk membuat orang berminat sehingga mereka ingin menghubungi anda untuk maklumat lebih lanjut.
Sertakan Ajakan Bertindak
Jangan sampai kepada pembaca anda untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan seterusnya. Sertakan ajakan bertindak. Ini boleh merangkumi lebih daripada satu tugas. Contohnya, anda mungkin meminta pembaca mengunjungi laman web anda sebelum mereka menelefon, atau memberitahunya bahawa anda akan menelefon setelah dia berpeluang untuk melayari laman web anda. Beritahu pembaca untuk menghubungi anda dengan sebarang pertanyaan, dengan memberikan alamat e-mel dan nombor telefon anda.
Anda mungkin lebih berjaya dengan panggilan susulan daripada menunggu calon pelanggan atau rakan kongsi untuk menghubungi anda. Beritahu penerima anda bila anda akan membuat panggilan sehingga dia akan bersedia untuk panggilan anda. Beri tarikh dan masa untuk menunggu panggilan.
