Alat Penganggaran Pengurusan Projek

Pengurus projek menggunakan alat dan teknik penganggaran untuk membuat data kewangan yang memastikan projek dibiayai dengan secukupnya dan dapat diselesaikan dalam anggaran yang diperuntukkan. Dengan menggunakan model, templat dan kalkulator, pengurus projek yang berkesan menganggarkan dengan tepat, memantau dengan teliti dan menguruskan risiko dengan tepat. Alat ini membantu pengurus projek menyampaikan status anggaran projek dengan berkesan kepada penaja projek, yang biasanya menyediakan dana, sepanjang kitaran hidup projek.

Piawaian

Institut Pengurusan Projek menerbitkan "Badan Pengurusan Projek Pengetahuan," yang menentukan cara mengira anggaran semasa selesai, anggaran anggaran kerja yang dilakukan dan anggaran kos kerja yang dijadualkan. Pengiraan standard ini membantu pengurus projek memantau kemajuan projek, tetap dalam anggaran dan melaporkan status projek menggunakan istilah yang diiktiraf secara universal.

Analog

Alat anggaran yang serupa menggunakan kos sebenar projek sebelumnya untuk menganggarkan kos projek baru. Selagi kedua-dua projek itu serupa, teknik ini berfungsi dengan baik. Pendekatan ini boleh digunakan oleh pengurus projek yang kurang berpengalaman. Namun, menggunakan teknik ini untuk menganggarkan keperluan anggaran untuk projek inovatif dan kompleks mungkin kurang tepat dan tidak boleh dipercayai.

Parametrik

Alat penganggaran parametrik menggunakan data sejarah dan pemboleh ubah lain untuk mengira anggaran parameter projek, seperti skop, kos dan jangka masa. Sebagai contoh, untuk mengira anggaran kos, kalikan jam kerja yang dirancang dengan kos sejarah sejam. Dengan mengandaikan bahawa data sejarah anda relevan, teknik ini biasanya menghasilkan tahap ketepatan yang tinggi. Setelah mengetahui anggaran kos aktiviti yang diperlukan untuk menyelesaikan projek anda, kenal pasti risiko yang berkaitan dengan setiap projek tersebut. Dengan meramalkan kemungkinan waktu lembur, perubahan harga dan caj tambahan, anda dapat menyediakan anggaran yang berpatutan.

Kaedah Top-Down

Dengan menggunakan alat penganggaran atas-bawah, anda melihat jumlah anggaran projek dan menganggarkan kos untuk setiap proses. Dengan memeriksa setiap aktiviti yang diperlukan untuk menyelesaikan projek, Anda kemudian dapat menilai kegiatan mana yang akan dikurangi, jika diperlukan, untuk memenuhi anggaran. Pendekatan ini cenderung tidak menggalakkan pengurusan gaya partisipatif. Pengurus projek mengambil semua tanggungjawab untuk membuat keputusan.

Kaedah Bawah-Atas

Dengan menggunakan pendekatan penganggaran dari bawah ke atas, pasukan projek menyusun idea dan membincangkan cara menghasilkan anggaran projek. Kualiti hasilnya bergantung pada kualiti input. Mendapatkan nasihat pakar semasa proses ini membantu meningkatkan ketepatan anggaran. Contohnya, jalankan mesyuarat dan jemput pengurus projek yang lalu. Gunakan perisian anggaran pengurusan projek percuma, seperti SmartSheet, Project Budget Manager atau AceProject, untuk merangka dan membahaskan perbelanjaan projek. Selain itu, gunakan Teknik Penilaian dan Kajian Projek, yang dikembangkan oleh Angkatan Laut AS, untuk menganalisis tugas dan menentukan tugas penting yang diperlukan untuk menyelesaikan projek.